Klant betaalt maar de helft? Een accountantskantoor Gouda legt uit wanneer u btw kunt terugvragen

Een opdracht is afgerond, de factuur is verstuurd en de klant heeft de helft betaald. Daarna blijft het stil. Op herinneringen volgt steeds dezelfde reactie: de rest komt binnenkort. Ondertussen staat het bedrag maandenlang open en komt de jaarwisseling dichterbij.

Voor ondernemers roept dat een concrete vraag op: wat gebeurt er met de btw die al over de volledige factuur is afgedragen?

Bij toepassing van het factuurstelsel kunt u de btw over het onbetaalde deel terugvragen zodra vaststaat dat dit oninbaar is. Uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum geldt het onbetaalde bedrag voor de btw als oninbaar. Bij het kasstelsel speelt dit niet: daar draagt u btw pas af bij ontvangst.

Hoeveel btw zit er in het openstaande bedrag?

Stel: u heeft een zakelijke klant € 4.840 gefactureerd. Dat bestaat uit € 4.000 voor uw werkzaamheden en € 840 btw. De klant maakt € 2.420 over, precies de helft.

Met deze betaling heeft u € 2.000 voor uw werkzaamheden en € 420 btw ontvangen. Er staat dus nog € 2.420 open, waarvan € 420 btw. Dat is het btw-bedrag dat u kunt terugvragen zodra aan de voorwaarden is voldaan.

Let bij uw berekening op het verschil tussen een bedrag inclusief en exclusief btw. Bij een factuur met uitsluitend 21% btw berekent u de btw in het resterende factuurbedrag met 21/121 × het openstaande bedrag.

Is de jaarwisseling het moment om te corrigeren?

Nee. Een factuur die op 31 december openstaat, geeft niet automatisch recht op btw-teruggaaf. De oninbaarheid of de éénjaarstermijn bepaalt het moment. Is de afgesproken uiterste betaaldatum bijvoorbeeld 15 november 2025? Dan verstrijkt die termijn op 15 november 2026, tenzij eerder al vaststaat dat betaling uitblijft.

Maak daarom in uw overzicht van openstaande facturen een aparte kolom voor de uiterste betaaldatum. Alleen kijken naar de factuurdatum kan een verkeerd beeld geven van wanneer actie nodig is.

Hoe verwerkt u de teruggaaf?

U verwerkt de correctie in de btw-aangifte van het tijdvak waarin het recht op teruggaaf ontstaat. Daarbij vermindert u zowel de omzet als de verschuldigde btw in de betreffende rubriek 1a of 1b.

Zorg dat uw boekhouder niet alleen het resterende bedrag ontvangt, maar ook de oorspronkelijke factuur, de ontvangen deelbetaling en de afgesproken betalingstermijn. Bewaar daarnaast e-mails, herinneringen en eventuele informatie over de financiële situatie van de klant bij hetzelfde dossier. Zo hoeft u bij de aangifte niet alles opnieuw uit te zoeken.

Wat als de klant later toch betaalt?

Ontvangt u na de teruggaaf alsnog geld? Dan moet u de btw over die ontvangen betaling weer aangeven in het tijdvak waarin het bedrag binnenkomt.

Houd de factuur daarom herkenbaar in uw administratie. Noteer wanneer de btw is teruggevraagd en over welk bedrag. Dat maakt een latere betaling makkelijker te verwerken, ook als iemand anders inmiddels de boekhouding doet.

Maak gedeeltelijk betaalde facturen zichtbaar

Een gedeeltelijke betaling kan de indruk geven dat een factuur bijna is afgehandeld. Juist daardoor blijft het restant soms lang liggen. Plan bij iedere deelbetaling meteen een volgend controlemoment en leg vast wie de klant benadert.

Wilt u laten controleren of openstaande facturen goed worden opgevolgd en verwerkt? Voli Finance helpt ondernemers met hun administratie en interne financiële processen. Wie zoekt op accountantskantoor Gouda, kan terecht voor ondersteuning bij het overzichtelijk inrichten daarvan. Zo wordt een halve betaling geen vergeten dossier.