Het juiste tijdregistratiesysteem kiezen, zo doe je dat

Het bijhouden van de tijd die medewerkers besteden aan verschillende taken is van groot belang voor elk bedrijf. Of het nu gaat om het factureren van klanten, het beheren van projecten of het optimaliseren van de personeelsplanning. 

Tijdregistratie is van belang omdat het verspillen van tijd funest is voor het bedrijfsresultaat. Bovendien is een tijdregistratiesysteem een waardevol instrument om op detailniveau te kijken bij welke onderdelen in een proces er tijd verloren gaat. Maar waar moet je op letten als je een tijdregistratiesysteem wilt afnemen? Lees door en je weet het.

Zet je eisen op papier

Voordat je begint met het zoeken naar een tijdregistratiesysteem, is het belangrijk om duidelijk op papier te zetten wat je precies nodig hebt. 

Denk na over de specifieke functies die je wilt, zoals urenregistratie, verlofregistratie, projecttracking, mobiele toegang via een app, enzovoorts. Maak een lijstje van je eisen. Zo wordt het een stuk makkelijker om een eerste selectie van tijdregistratiesystemen te maken.

Let op de schaalbaarheid

Kies een tijdregistratiesysteem dat kan meegroeien met je bedrijf. Als je van plan bent om in de toekomst uit te breiden of als je behoefte aan functionaliteit verandert, wil je niet telkens van systeem hoeven te veranderen. Kies daarom een systeem dat flexibel genoeg is om aan te passen aan de veranderende behoeften van je bedrijf.

Gebruiksvriendelijkheid

Een gebruiksvriendelijk systeem is belangrijk om irritaties te voorkomen. Vooral als je van medewerkers verwacht dat ze het systeem dagelijks gebruiken. Kies dus voor een tijdregistratiesysteem dat gemakkelijk te begrijpen is.

Integratiemogelijkheden

Als je al softwaretools gebruikt, zoals boekhoudsoftware, HR-software of projectmanagementtools, zorg er dan voor dat het tijdregistratiesysteem dat je kiest compatibel is en naadloos kan integreren met deze systemen. Dit voorkomt dubbel werk, verspilling van tijd (en dus geld) en vereenvoudigt het beheer van gegevens.

Mobiele toegang via een app

Steeds meer medewerkers werken op afstand en/of zijn onderweg voor hun werk. Een mobiele app voor tijdregistratie is daarom aan te raden. Bekijk hier een voorbeeld van een tijdregistratie app met uitgebreide functionaliteiten.

Kosten

Vergelijk de prijzen van verschillende tijdregistratiesystemen en zorg ervoor dat je een systeem kiest dat binnen je budget past. Let niet alleen op de initiële kosten, maar ook op eventuele extra kosten voor bijvoorbeeld onderhoud, upgrades of extra gebruikers. 

Met name dat laatste punt kan voor onverwachte hoge kosten zorgen. Terwijl het juist de bedoeling is dat je met een tijdregistratiesysteem onderaan de streep geld gaat besparen.

Tot zover onze tips. Ga op onderzoek uit, vraag demo’s aan en kies het tijdregistratiesysteem dat het beste bij jou past.